Gestão de Contas a Pagar e Contas a Receber no Olist ERP: Fluxo de Caixa e Alertas da IA Lis

No ritmo acelerado do varejo e das vendas digitais, a saúde financeira de uma empresa não depende apenas do volume faturado, mas sim do controle rigoroso do Fluxo de Caixa Operacional. Deixar fornecedores atrasarem por falta de previsão, esquecer de cobrar duplicatas vencidas ou pagar boletos com juros desnecessários corrói a lucratividade do negócio e pode levar uma operação aparentemente saudável à insolvência.

No Olist ERP (antigo Tiny ERP), a gestão financeira é totalmente integrada com a operação comercial. Os módulos de Contas a Pagar e Contas a Receber alimentam-se automaticamente de cada pedido de venda aprovado e de cada nota fiscal de compra importada. Além disso, a plataforma disponibiliza o Buscador de Boletos DDA (que detecta boletos emitidos contra seu CNPJ) e a assistente de inteligência artificial Lis, que envia alertas financeiros diários diretamente no WhatsApp do gestor.

A Estrutura do Módulo Financeiro no Olist ERP

Diferente de sistemas tradicionais onde o setor financeiro trabalha isolado do estoque e das vendas, no Olist ERP todos os fluxos conversam em tempo real:

Passo a Passo: Como Configurar Lançamentos Automáticos no ERP

Conforme documentado na Central de Ajuda da Olist, você pode definir se os títulos serão gerados de forma automática ou manual:

Passo 1: Acessar Parâmetros de Finanças

1. Acesse Configurações > Finanças > Configurações das Contas a Receber / Contas a Pagar.
2. No campo Gerar lançamentos automaticamente, marque Sim para pedidos de venda e notas de entrada.
3. Defina as Categorias Financeiras Padrão (ex.: “Receita de Vendas Online”, “Custo de Mercadoria Fornecedor”, “Fretes”, “Taxas de Marketplace”).
4. Clique em Salvar.

Passo 2: Gestão do Contas a Pagar e Buscador de Boletos (DDA)

Ao navegar até Finanças > Contas a Pagar, você visualiza todas as obrigações organizadas por data de vencimento:

• Lançamentos Recorrentes: Para despesas fixas (como aluguel, luz, internet, salários), você pode cadastrar a conta e marcar a opção Repetir / Recorrente, definindo a frequência (mensal ou semanal) para que o sistema gere as previsões para os próximos 12 meses.
• Buscador de Boletos (DDA): Integrado à Conta Digital Olist, o sistema faz a varredura na rede bancária e traz os boletos emitidos por fornecedores contra o seu CNPJ. Basta selecionar os boletos e clicar em Conciliar para que o código de barras e o valor sejam vinculados sem digitação manual.

Passo 3: Gestão do Contas a Receber e Baixas Inteligentes

Em Finanças > Contas a Receber, você acompanha os recebimentos de clientes e repasses de canais de venda:

• Baixa Total: Quando o cliente paga o valor integral, clique no botão de baixa, selecione a conta bancária de destino e confirme.
• Baixa Parcial: Caso o cliente pague apenas uma entrada, o Olist ERP registra o valor recebido e mantém o saldo restante pendente com uma nova data de vencimento ajustada.
• Régua de Cobrança por E-mail: O sistema permite configurar avisos automáticos enviados ao cliente antes do vencimento (“Seu boleto vence amanhã”) e após o vencimento em caso de inadimplência.

Como Ativar o Resumo Financeiro da IA “Lis” no WhatsApp

A assistente de inteligência artificial Lis da Olist atua como seu copiloto financeiro diário:

1. Acesse Configurações > Geral > Assistente Lis (ou busque por “Lis” no menu superior).
2. Cadastre o número de telefone com DDD do sócio ou gestor financeiro que receberá as mensagens.
3. Marque a opção Enviar Resumo Diário de Finanças.
4. Todos os dias, no início da manhã, a Lis enviará um relatório executivo com:
   • Contas a pagar que vencem no dia e contas em atraso;
   • Recebimentos previstos e confirmados;
   • Total faturado no dia anterior e saldo projetado do caixa.

Perguntas Frequentes (FAQ) sobre Contas a Pagar e Receber no Olist ERP