Manter o estoque físico perfeitamente sincronizado com o estoque virtual é o pilar número um da sobrevivência de qualquer operação comercial. Mercadorias perdidas no armazém, erros de contagem, avarias não registradas e furtos internos geram o temido “furo de estoque” — que resulta em cancelamentos forçados no Mercado Livre ou Shopee, reputação rebaixada nos marketplaces e insatisfação extrema dos clientes.
Para manter a acuracidade de estoque acima de 99%, o Olist ERP (antigo Tiny ERP) disponibiliza dois recursos essenciais e complementares: o Balanço de Estoque (para correções pontuais de saldos) e o Módulo de Inventário de Estoque (para contagens periódicas massivas). O sistema permite atualizar as quantidades através de três métodos oficiais: diretamente na tela do sistema, por importação de planilha Excel ou utilizando coletores de dados com código de barras.
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Diferença entre Balanço de Estoque e Inventário no Olist ERP
Conforme detalhado na base de conhecimento oficial da Olist, é fundamental entender quando usar cada procedimento:
| Procedimento | Como Funciona no Sistema | Quando Utilizar |
|---|---|---|
| Lançamento de Balanço | Substitui o saldo anterior diretamente pela nova quantidade informada, registrando a data e o custo unitário. | Ajustes rápidos em produtos individuais (ex.: encontrou 3 unidades a mais na prateleira). |
| Módulo de Inventário | Cria uma folha de contagem geral ou setorial, permitindo bipar ou digitar os saldos e salvar o lote de uma só vez. | Contagens gerais de fim de ano, auditorias mensais por categoria ou inventário rotativo. |
Como Fazer um Ajuste Pontual via Balanço de Estoque
Se você precisa corrigir o saldo de um único produto ou variação:
- Acesse o menu Suprimentos > Controle de Estoques.
- Localize e selecione o Produto desejado na lista.
- No painel lateral de ações, clique em Incluir um lançamento.
- No campo Tipo de Lançamento, selecione Balanço.
- Informe a Nova Quantidade Física Real encontrada na contagem e o Preço Unitário (Custo).
- Clique em Salvar. O saldo é recalculado na hora e a nova quantidade é enviada imediatamente para todas as integrações de e-commerce conectadas.
Importante: Ao importar cadastros de produtos em massa via planilha, o Olist ERP interpreta a ação como um lançamento de Balanço, substituindo os saldos existentes pelas quantidades da planilha.
Como Realizar o Inventário Completo de Estoque (3 Métodos)
Para operações com centenas ou milhares de itens, o caminho oficial é o Módulo de Inventário:
- Acesse Suprimentos > Controle de Estoques > Inventário de estoque.
- Clique no botão Gerar Inventário.
- Aplique os filtros desejados: escolha o Depósito (se você utiliza múltiplos locais de estoque), o Fornecedor ou a Categoria de Produtos que será contada.
Os 3 Métodos de Alimentação das Quantidades:
- 1. Digitação Direta na Tela: O sistema lista todos os produtos com seu código SKU e nome. O conferente digita o valor contado na coluna “Estoque Físico”.
- 2. Importação via Planilha Excel: O sistema gera a planilha pré-formatada. A equipe de estoque preenche a contagem no Excel e faz o upload no ERP.
- 3. Importação por Coletor de Dados: O conferente percorre o galpão com o coletor portátil bipando os códigos de barras (EAN-13). O arquivo de texto gerado pelo coletor é carregado no Olist ERP e o sistema soma as bipagens automaticamente.
Passo Final: Salvar e Aplicar as Quantidades
Após conferir os apontamentos, é fundamental clicar no botão Salvar quantidades. O Olist ERP registra as divergências de inventário (sobras e faltas), gera o relatório de auditoria e atualiza o saldo de todas as mercadorias no banco de dados.
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Perguntas Frequentes (FAQ) sobre Inventário e Balanço no Olist ERP
1. O sistema para as vendas enquanto o inventário está sendo realizado?
Não. No entanto, a boa prática de gestão recomenda realizar o inventário fora do horário de funcionamento ou pausar a importação de pedidos por algumas horas para evitar que saídas ocorram durante a contagem física das prateleiras.
2. Posso fazer inventário rotativo por categorias no Olist ERP?
Sim! Ao clicar em Gerar Inventário, você pode filtrar apenas uma categoria específica (por exemplo, “Acessórios” na segunda-feira e “Eletrônicos” na terça-feira), permitindo auditar o estoque continuamente sem precisar fechar a empresa.
3. Como o inventário impacta o valor contábil do meu estoque?
O inventário ajusta tanto a quantidade física quanto o valor monetário do estoque com base no Custo Médio Ponderado, gerando dados 100% corretos para a Demonstração do Resultado (DRE) e para o Bloco K / Sintegra da sua contabilidade.
📚 Central de Tutoriais Olist ERP (Tiny ERP) — Conheça as Outras Trilhas
Acelere sua operação de e-commerce e loja física navegando por todos os guias oficiais passo a passo com telas do sistema:
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- 👉 Como Importar e Cadastrar Produtos dos Canais de Venda no Olist ERP
- 👉 Conheça o Menu Global da Olist no ERP: Navegação no Ecossistema Unificado
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